Ze kunnen ons toch zo in de weg zitten! 

In mijn vorige blog schreef ik over duidelijk zijn.

Niet hard.
Niet bot.
Niet koud.

Wel helder.

Want duidelijkheid wordt vaak verward met strengheid, terwijl het in leiderschap juist een vorm van respect kan zijn.

Je zegt waar het op staat.
Je laat geen mist hangen.
Je neemt jezelf, de ander en het werk serieus.

Mooi maar je begrijpt dan zijn we er nog niet. Want zelfs als jij duidelijk bent, kunnen er in teams hardnekkige patronen blijven bestaan.

• Gedoe dat steeds terugkomt.
• Overleggen die leegzuigen.
• Mensen die ja zeggen en nee doen.
• Collega’s die mopperen, maar niets uitspreken.
• Leidinggevenden die blijven trekken.
• Teams die wachten tot iemand anders beweegt.

En dan is de verleiding groot om te denken: Waarom doen ze nou zo moeilijk?

Dat snap ik. Echt. Maar weet je, die vraag helpt meestal niet.

Een betere vraag is:”Welke functie heeft dit patroon?”

Want slechte patronen bestaan opvallend vaak uit goede bedoelingen.  Dat klinkt mild misschien maar is niet soft. Want als je begrijpt waarom een patroon ooit is ontstaan, kun je het ook veranderen.

Als je alleen moppert op het gedrag, blijft iedereen meestal doen wat hij al deed alleen met iets meer irritatie. Niemand doet zomaar moeilijk In teams gebeurt weinig zomaar. Gedrag heeft bijna altijd een functie. En ja….ook gedrag waar je als leidinggevende gek van wordt.

• De medewerker die steeds klaagt, probeert misschien invloed te houden.
• De collega die overal ja op zegt, probeert misschien harmonie te bewaren.
• De teamleider die alles overneemt, probeert misschien kwaliteit te beschermen. 
• De stille medewerker probeert misschien gedoe te vermijden. 
• De cynische grapjas probeert misschien spanning lucht te geven.
• De perfectionist probeert misschien fouten te voorkomen. 
• De controleur probeert misschien grip te houden in een onduidelijke omgeving.

Is dat gedrag altijd handig?  Nee, soms is het ronduit vermoeiend. Maar het is zelden willekeurig. Onder gedrag zit vaak logica. En precies daar begint leiderschap. Niet bij het etiket. Wel bij de vraag: “Wat probeert dit gedrag te beschermen?”

Het patroon is soms slimmer dan de mensen erin.  Een patroon kan hardnekkig zijn omdat het ergens voor zorgt. Bijvoorbeeld voor rust. Voorspelbaarheid. Harmonie. Controle. Erkenning.
Veiligheid. Snelheid. Vermijding van conflict.

Of neem een team waarin iedereen steeds naar de leidinggevende kijkt.

“Wat vind jij?”
“Wat moeten we doen?”
“Kun jij dit oppakken?”
“Wil jij dit even besluiten?”

Irritant? Zeker. Maar misschien heeft die leidinggevende jarenlang alles opgelost. Misschien werd eigen initiatief eerder afgestraft. Misschien was onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was. Dan is afhankelijkheid niet alleen een gebrek aan eigenaarschap. Het is ook een aangeleerde dans. En voor een dans heb je meestal meer dan één danser nodig. Pijnlijk maar wel waar.

Goede bedoelingen kunnen slechte gewoontes worden

Veel patronen beginnen niet verkeerd. Integendeel. Ze beginnen vaak met iets goeds.

Iemand wil helpen.
Iemand wil de sfeer bewaren.
Iemand wil kwaliteit leveren.
Iemand wil niemand teleurstellen.
Iemand wil snelheid maken.
Iemand wil voorkomen dat het misgaat.

Prachtige bedoelingen maar als je er te veel van doet, wordt het een patroon.

Helpen wordt overnemen.
Sfeer bewaren wordt vermijden.
Kwaliteit leveren wordt perfectionisme.
Snelheid maken wordt over mensen heen stappen.
Niemand willen teleurstellen wordt pleasen.
Grip houden wordt controleren.
Betrokkenheid wordt bemoeienis.

En dan zit je vast. Niet omdat de oorspronkelijke intentie slecht was maar omdat het gedrag zijn houdbaarheidsdatum heeft overschreden. Wat ooit hielp, werkt nu tegen.

Dat is vaak het moment waarop teams zeggen:

“Zo doen wij dat hier nou eenmaal.”

Oei, Een gevaarlijke zin. Niet omdat tradities slecht zijn maar omdat deze zin vaak betekent:”We zijn gestopt met kijken.”

In veel teams bestaan ongeschreven regels. Niemand heeft ze ooit opgeschreven. Toch kent iedereen ze.

Hier spreken we de directeur niet tegen.
Hier zeggen we ja in het overleg en nee bij de koffieautomaat.
Hier los je het zelf maar op.
Hier moet je sterk zijn.
Hier maken we vooral geen fouten.
Hier praten we veel over elkaar en weinig met elkaar.
Hier wordt hard werken meer gewaardeerd dan slim kiezen.
Hier mag je pas rust nemen als je bijna omvalt.

Niemand zegt het hardop maar iedereen voelt het. Dat zijn de patronen die een team sturen. Niet de mooie kernwaarden op de muur hoe aardig die ook zijn vormgegeven. Als er op de muur staat “openheid” maar iedereen weet dat tegenspraak wordt afgestraft, dan wint het patroon. Altijd. Gedrag is eerlijker dan beleid.

Wat jij als leidinggevende kunt doen

Wie neemt welke rol?
Wie praat veel?
Wie zwijgt?
Wie redt?
Wie moppert?
Wie trekt zich terug?
Wie krijgt steeds de schuld?
Wie wordt steeds ontzien?
Wie draagt te veel?
Wie draagt te weinig?

En vooral:

Wat levert dit patroon op? Want zolang een patroon iets oplevert, blijft het bestaan. Ook als iedereen er last van heeft. Ja, dat is irritant. Teams zijn soms net mensen. Hoe zit het systeem in elkaar. 

Patronen bespreekbaar maken zonder beschuldigen

De kunst is om het patroon op tafel te leggen zonder mensen vast te zetten. 

Niet: “Jullie nemen nooit verantwoordelijkheid.”

Wel: “Ik merk dat veel besluiten uiteindelijk weer bij mij terechtkomen. Ik wil onderzoeken hoe dat komt en wat we daarin anders kunnen doen.”

Niet: “Jullie spreken elkaar niet aan.”

Wel: “Ik zie dat irritaties vaak buiten het overleg worden besproken. Wat maakt het lastig om dat hier met elkaar te doen?” 

Niet: “Jij bent altijd negatief.”

Wel: “Ik merk dat jij vaak als eerste benoemt wat er niet kan. Dat kan waardevol zijn, maar ik wil ook kijken wat het effect daarvan is op de beweging in het team.”

Niet: “Iedereen hangt achterover.”

Wel: “Ik zie dat ik veel trek en dat jullie veel afwachten. Volgens mij houden we dat samen in stand.”

Die laatste is spannend en sterk. Want je zet jezelf niet boven het patroon.Je kijkt er samen naar. Dat is volwassen leiderschap. Niet wijzen. Wel benoemen. Niet beschuldigen. Wel verantwoordelijkheid nemen.

Het systeem kijkt terug

Een belangrijke les uit systemisch kijken is dat je als leidinggevende niet buiten het systeem staat. Je maakt er deel van uit. Dat is soms een onaangename gedachte. Want het is veel makkelijker om te denken:

• Het team heeft weerstand.
• Zij pakken geen eigenaarschap.
• Zij communiceren niet goed.
• Zij blijven in oud gedrag hangen.

Misschien is dat zo maar de interessante vraag is: “Wat doe ik waardoor dit patroon kan blijven bestaan?”

Los jij te veel op?
Blijf jij te lang begripvol?
Ben jij te vaag over verwachtingen?
Stel jij gesprekken uit?
Beloon jij hard werken meer dan duidelijke keuzes?
Vraag jij om eigenaarschap, maar controleer je vervolgens alles?
Zeg jij dat fouten maken mag, maar reageer je gespannen als er iets misgaat?

Wanneer doorbreek je een patroon?

Nou ik kan je zeggen niet door een inspirerende speech. Jammer weer. Niet door één briljante interventie. Ook jammer. En meestal ook niet door te roepen dat “we het vanaf nu echt anders gaan doen”.

Een patroon doorbreek je door nieuw gedrag vaak genoeg terug te brengen. Klein. Concreet. Consequent.

Dus niet: “We moeten meer eigenaarschap tonen.”

Wel: “Vanaf nu komt ieder teamlid met één voorstel bij een probleem dat hij inbrengt.”

Niet: “We moeten elkaar beter aanspreken.”

Wel: “Ik wil dat we irritaties die invloed hebben op het werk binnen een week rechtstreeks bespreken met degene om wie het gaat.”

Niet: “We moeten minder afhankelijk worden van mij.”

Wel: “Voor operationele beslissingen binnen jullie eigen dossiers verwacht ik dat jullie zelf besluiten nemen en mij alleen informeren.”

Niet: “We moeten effectiever vergaderen.”

Wel: “Elk overleg eindigt met drie vragen: wat is besloten, wie doet wat en wanneer komen we erop terug?”

Kijk dan wordt het concreet. En dan begint het pas. Want het systeem zal terugduwen. Dat is normaal. Mensen gaan testen.

Meen je dit?
Blijft dit zo?
Of waait het over?
Doe jij zelf ook mee?
Mag ik nog steeds ontsnappen via de oude route?

Dat is geen sabotage. Dat is wennen en soms ook een beetje sabotage. Dat mag. 

De vraag is dan: Blijf jij helder? Niet hard. Wel consequent. Want patronen veranderen niet door intensiteit. Ze veranderen door herhaling.

De rol van veiligheid

Patronen bespreekbaar maken vraagt veiligheid. Maar let op. Veiligheid betekent niet dat niemand ongemak voelt.

Veiligheid betekent dat ongemak gedragen kan worden zonder dat mensen worden afgestraft, belachelijk gemaakt of buitengesloten. Dat verschil is belangrijk. Een team kan zich onveilig voelen omdat jij eindelijk iets benoemt wat al jaren speelt. Dat betekent niet automatisch dat jij onveilig handelt. Soms voelt eerlijkheid eerst onveilig omdat vermijding jarenlang de norm was. Dan is jouw taak niet om snel terug te krabbelen. Jouw taak is om het gesprek zorgvuldig te houden. Helder. Rustig. Respectvol. Concreet. En ja, ook begrensd.

Want veiligheid zonder begrenzing wordt vrijblijvendheid. En vrijblijvendheid is de favoriete vakantiebestemming van oude patronen. 

Als je met je team naar patronen wilt kijken, begin dan eenvoudig. Gewoon een paar vragen die kunnen werken. Ik geef je wat voorbeelden: 

• Wat doen wij steeds opnieuw, terwijl het ons niet helpt?
• Welke gewoonte kost ons veel energie?
• Waar praten we over elkaar in plaats van met elkaar?
• Welk gedrag belonen we onbedoeld? 
• Wat houden we samen in stand?
• Waarvan zeggen we: “zo gaat dat hier nou eenmaal”? 
• Wat zou er gebeuren als we dat niet meer deden?

En misschien de belangrijkste: Welke goede bedoeling zit er onder dit patroon?

Tot slot

Dit is de laatste blog in deze reeks. We begonnen bij inzicht. Dat mooie moment waarop je iets over jezelf ziet. 

Daarna keken we naar gedrag. Want weten is nog geen veranderen.

Vervolgens ging het over plek innemen. Niet groter. Niet kleiner. Gewoon op je eigen plek.

Daarna over duidelijk zijn. Niet hard. Wel helder.

En nu dus over patronen.

Omdat persoonlijk leiderschap nooit alleen persoonlijk is.

Je neemt jezelf mee in je werk.
Je neemt je geschiedenis mee.
Je neemt je goede bedoelingen mee.
Je neemt je oude strategieën mee.

En in teams gebeurt dat allemaal tegelijk. Geen wonder dat samenwerken soms ingewikkeld is. Maar ook geen reden om moedeloos te worden. Want zodra je patronen gaat zien, ontstaat er ruimte. Niet om met de vinger te wijzen. Wel om samen iets nieuws te oefenen. Kleiner dan je denkt. Concreter dan je gewend bent. En meestal spannender dan je hoopte.

Maar daar begint verandering. Niet bij de grote woorden. Bij het moment waarop iemand zegt: “Volgens mij houden we dit samen in stand en volgens mij kunnen we ook iets anders kiezen”.

Ik hoop dat je er mee aan de slag kunt en anders; met een frisse blik sessie kun je al een stuik verder komen in je aanpak! Kijk eens op Een frisse blik sessie | Franca van Montfoor tof bel me gewoon!

Neem nu contact op!